Disposizioni normative, modelli e strumenti per la conservazione di documenti e archivi digitali in Italia e in Europa: panorama complessivo, casi di studio, analisi comparata e prospettive

The preservation of memory is a fundamental pillar for reconstructing history and building the future. In the last twenty years in particular, it has faced the inevitable confrontation with the phenomenon of digitization which affects every aspect of contemporary society. Reflection on digital preservation, especially in terms of comparative analysis in the European context, is at the same time an important action of critical evaluation, necessary to overcome issues and improve our own reference framework, and a complex exercise of understanding and examination of different situations and scenarios. In this particular time in history, the development of the topic is certainly not in its beginnings, but some aspects are still being defined, others are being consolidated. In fact, both in Italy and in Europe, the terminological and conceptual debate is still ongoing: the wide field to which the matter relates, ranging from archival to administrative dynamics, from the involvement of academic working groups to those gathered to produce laws and standards, as well as the diversity of objects to be preserved, expression of the variety of subjects that need to maintain their digital heritage, represents an interdisciplinarity that complicates finding compromise perimeters. As regards methodologies and applications, though, the key word is standardization: the shared goal of long-term availability of records with their properties and characteristics of integrity, authority, stability, intelligibility and accessibility, and the need, in order to achieve this, to implement architecturally linear, interoperable preservation systems that are not subject to sudden technological obsolescence, shows, on the one hand, an ever-evolving context due to the rapidity with which ITC innovations follow one another and the ceaseless work of the reference community, and, on the other hand, the adoption of a set of standards and guidelines that are now shared and solid, but subject to constant updating. This premise highlights the need to detect, in the general EU context, in the Italian one and in selected case studies, the elements that characterize digital preservation. In order to carry out this survey, this thesis is based on several macro-categories on which to set descriptions and in-depth studies, articulated according to the geographical area of reference. In fact, this work consists of four parts, aimed at composing a functional framework for analysis and comparison. The first section provides an overview of the initiatives, associations, projects, technological solutions, tools, models, methodologies and regulation developed or adopted in the European context, in particular at EU level. The second part reflects the scheme used for the previous recognition for Italy: an opening chapter is followed by a description of the evolution of the laws and the description of the systems implemented and the standards applied in the specific national context. The third part circumscribes the sample of European countries examined: specifically, because of the need to intersect the themes explored for academic research with the trends of practical research  given the hybrid nature of the project, carried out in coordination between the University of Macerata and a local enterprise  this study presents Austria, France, the Netherlands and Romania. These cases show different approaches from the institutional, regulatory and model points of view, related to the archival background, to the administrative dynamics, to the management of procedural flows and to the burden they imply in relation to the size and population of the country involved. In conclusion, the work evaluates critically what has been represented in the compilatory part, articulating the reflection on two levels: the first one includes general considerations on the national case, also referring to what happens in the broader European context; the second one carries out the analysis on a comparative basis between the institutional framework of reference, the solutions chosen by the legislator, the models adopted and the projects implemented in Italy and what, on the same subject, the Austrian, French, Dutch and Romanian examples propose. From the whole representation emerges a picture in which the effort is to have common lines and to align with the European context, but in which there is still enough room to allow the development of different approaches: this work is a starting point from which hopefully more wide-ranging discussions can develop, going into single aspects as formats, access rights and methods, preservation with regard to contents, systems in their technological components, in order to achieve a comprehensive overview of the subject.

La conservazione della memoria è un pilastro fondamentale per la ricostruzione storica e per la costruzione del futuro. Questa, in particolare nell’ultimo ventennio, ha affrontato l’inevitabile incontro con il fenomeno di digitalizzazione che investe ogni aspetto della società contemporanea. La riflessione sul tema della, soprattutto se declinata nell’analisi comparativa sul contesto europeo, costituisce, allo stesso tempo, un’importante azione di valutazione critica necessaria al superamento di problematiche e al miglioramento del proprio panorama di riferimento e un esercizio complesso di comprensione e vaglio di situazioni e realtà diversificate. In questo particolare momento storico, lo sviluppo del tema non è certo agli albori, tuttavia alcuni aspetti si presentano ancora in via di definizione, altri in fase di consolidamento. Infatti, tanto in Italia quanto in Europa, il dibattito terminologico e concettuale è ancora in corso: l’ampio ambito cui il tema afferisce, che va dall’archivistica alle dinamiche amministrative, dall’intervento di gruppi di lavoro accademici a quelli riuniti al fine di produrre leggi e norme, nonché la diversità di oggetti da conservare espressione della varietà di soggetti con esigenze di conservare il proprio patrimonio digitale rappresenta un’interdisciplinarità che rende complesso giungere a perimetri di compromesso. Per quanto riguarda le metodologie e le applicazioni, invece, la parola chiave è standardizzazione: il fine condiviso di disporre a lungo termine dei records con le loro proprietà e le caratteristiche di integrità, autorità, stabilità, intellegibilità e accessibilità e l’esigenza, per raggiungere tale scopo, di implementare sistemi di conservazione architetturalmente lineari, interoperabili e non soggetti a obsolescenza tecnologica repentina, mostra, da un lato, un contesto sempre in evoluzione per via della rapidità con cui si susseguono le innovazioni ITC e l’attività della comunità di riferimento, dall’altro l’adozione di un insieme di standard e linee guida ormai condivise e solide, ma sottoposte ad aggiornamento costante. Tale premessa rende esplicita l’esigenza di rilevare, nel generale ambito comunitario, in quello italiano e di selezionati casi di studio, gli elementi che caratterizzano la conservazione digitale. Si sono scelte, per effettuare tale collezione, alcune macrocategorie su cui impostare descrizioni e approfondimenti, articolate in base all’area geografica di riferimento: Il presente lavoro di tesi si compone di quattro parti, dedicate alla composizione di un quadro funzionale all’analisi e alla comparazione. La prima sezione del lavoro illustra una panoramica su ciò che concerne le iniziative, le associazioni, i progetti, le soluzioni tecnologiche, gli strumenti, i modelli, le metodologie e la normativa sviluppati o adottati nel contesto europeo, in particolare comunitario. La seconda partizione riflette lo schema utilizzato per la precedente ricognizione all’Italia: a un capitolo introduttivo seguono la trattazione dell’evoluzione dei dispositivi di legge in materia e la descrizione dei sistemi realizzati e degli standard applicati nello specifico contesto nazionale. La terza parte circoscrive il campione di Stati europei presi in esame: nello specifico, per necessità che intersecano le tematiche approfondite nel corso della ricerca accademica con le dinamiche di quella applicata – data la natura ibrida del progetto, che si è svolto in coordinazione tra università e contesto aziendale – si sono presi in riferimento l’Austria, la Francia, l’Olanda e la Romania. Queste realtà evidenziano approcci differenti dal punto di vista istituzionale, normativo, e dei modelli, connessi al background archivistico di ciascuna realtà, alle dinamiche amministrative, alla gestione dei flussi procedimentali e all’onere che questi implicano in relazione alle dimensioni e alla popolazione del Paese. In conclusione, si elabora in chiave critica quanto si è rappresentato nella parte compilativa dell’elaborato, articolando la riflessione su due livelli: il primo comprende le considerazioni generali sul caso nazionale, anche in rapporto a ciò che avviene nel più ampio contesto europeo; il secondo svolge l’analisi sul piano comparativo tra l’ambito istituzionale di riferimento, le soluzioni scelte dal legislatore, i modelli adottati e i progetti implementati in Italia e ciò che, allo stesso proposito, propongono gli esempi austriaco, francese, olandese e rumeno. Emerge, dall’intera rappresentazione, un quadro in cui il tentativo è quello di disporre di linee comuni e si tende all’armonizzazione con ambito europeo, ma in cui c’è ancora un margine tale da consentire lo sviluppo di approcci diversi: il presente lavoro è un punto di partenza da cui si auspica possa svilupparsi più ampie trattazioni, che prendano avvio dagli argomenti trattati, ma che approfondiscano singoli aspetti come i formati, i diritti e le modalità di accesso, la conservazione in relazione al contenuto, i sistemi nelle loro componenti tecnologiche, al fine di disporre di una panoramica completa sul tema.