Creazione di un archivio digitale tematico con i provvedimenti adottati dagli Enti Pubblici della Provincia di Macerata per la tutela dell’ambiente

This research project concerned the creation of a thematic digital archive with the data and measures adopted by the Public Bodies of the Province of Macerata for the protection of the environment, integrated with an access and use system to facilitate online consultation. The result of the research is a prototype of the system realised on a cartographic basis and with the aid of open-source technologies. The main purpose of the project is to build an information and documentation base that allows citizens, businesses and Public Bodies to know the state of health of the area in which they are situated and the strategies adopted to safeguard the environment. The aim is to raise the awareness of the aforementioned subjects by offering a tool to focus on environmental issues, making administrative documents available and representing them in a way that can be easily understood by the user. The impact of the project could be measured by surveying the number of accesses to the thematic digital archive. For this purpose, once the system has been created and validated, a communication and engagement activity for potentially interested parties will be essential and will be carried out through the web and social media channels of the University of Macerata. The project described in this thesis was developed with a PhD grant financed by the “Programma Operativo Nazionale Ricerca e Innovazione 2014–2020” (National Operational Programme Research and Innovation 2014-2020) concerning innovation and the development of an environmentally friendly green economy. An ex-ante conditionality for interventions under the Operational Programmes is the “Strategia Nazionale di Specializzazione Intelligente” or SNSI (National Strategy for Intelligent Specialisation), which identifies long-term investment priorities shared with the regions and key stakeholders. This research project falls into two national thematic areas of the SNSI: No. 5.4.2, concerning the ability to provide answers to the challenges posed by environmental and anthropological issues in order to compete in the global market; and No. 5.4.4, concerning ensuring sustainable development of small production centres through the implementation of innovative technologies. The objective of strengthening the national research and innovation system while avoiding duplication of interventions also passes through the integration between the SNSI and the other programming documents on the subject for the 2014-2020 period, including the “Programma Nazionale per la Ricerca” or PNR (National Research Programme). From this point of view, it is important to highlight the interdisciplinarity of the research; the involvement of Public Bodies; the relevance of the research to the topics included in the area 5.6.1 Green technologies; and the enhancement of the archives as an authentic and complete source for studies and research on phenomena affecting contemporary society. This is the context for this work, which is structured into three chapters that explore three distinct fields of study in which the project is situated, highlighting its interdisciplinarity: the environmental field, the documentary field, and the application field. In the first chapter, the environmental issue was examined in depth from a regulatory point of view, with the intention of understanding what constraints the legislator places on the Bodies that regulate the environment and, consequently, to identify the types of documents they must produce to support environmental administrative procedures. The importance of identifying the documents produced by Public Bodies during administrative activities is due to the fact that only these can be considered a reliable source of knowledge. Only a document written or used in the course of an administrative activity can be placed in an archive, and only the archive, in turn, bears witness to the decisions taken, the actions carried out and the memories stored and allows the administrative situation under study to be reconstructed faithfully. By consulting the archive, we can, therefore, trace back, with certainty, the decisions taken by the competent bodies in order to compare them with the concrete effects they had. Can it be said, however, that organisations effectively communicate their activities through the documents they produce? To this end, the prototype described in chapter three was outlined, which is based on the proper management and preservation of documents by those who produce them, but also emphasises ease of consultation, so as to propose a solution to facilitate the communication of administrative activity. Collaboration with Master FGCAD (a Postgraduate course of the University of Macerata in creation, management and preservation of public and private digital archives), and with the “Agenzia Regionale per la Protezione Ambientale delle Marche” (Marche Regional Environmental Protection Agency), and the support of ISDIF S.r.l., a spin-off of the University of Macerata, made this research project possible. The increasingly frequent creation of native digital administrative documents highlights the importance of designing and implementing appropriate processes to guarantee the characteristics of reliability, authenticity and accessibility of documents. Public Administration, on the one hand, is increasingly affected by this need, on the other hand, it does not always manage to be fully aware of the responsibility it is entrusted with and, consequently, to implement the best practices of records management and digital preservation. Starting from the phase of creation of an archive, it is not always the case that document-producing organisations manage to design document flows with a view to long-term preservation or recognise the importance of creating and archiving records along with their metadata. Instead, it is precisely in the document production phase that the design of flows becomes important, as all the following phases of the document's life can be automated in this way. This makes the creation of the thematic digital archive more difficult as documents produced by different Bodies often differ in their metadata set or layout, which makes it more difficult to automate any processing. Furthermore, Public Bodies, from what I observed during the project, tend to prioritise the protection of information, rather than the right of access to it. If the production and management phases were to be carried out by the organisations, making full and rational use of the available technological tools, it would be possible to create a thematic archive with a high guarantee of reliability and with a quantity of data and documents that would make the application of Artificial Intelligence tools possible. At the moment, this field of study is being continuously developed and updated. The ability to understand the technical characteristics of the different systems that I analysed, as well as to imagine the future prospects of the project, including those offered by AI, came from participating in training events and talking to people working in the IT field. One challenge of the project was to move away from my field of education, i.e. the humanities, and attempt to approach the field of computer science and data analysis. The differences in the way my IT interlocutors reasoned led to a difficulty on my part in trying to explain how I imagined the end result and, on the other hand, in proposing suitable solutions for its realisation. However, the need to create an easily usable and user-oriented product constituted a common ground on the basis of which we were able to find an accessible and effective way forward, which has several possibilities for evolution.

Il progetto di ricerca sviluppato ha riguardato la creazione di un archivio digitale tematico con i dati e i provvedimenti adottati dagli Enti Pubblici della Provincia di Macerata per la tutela dell’ambiente, integrato con un sistema di accesso e fruizione per favorirne la consultazione online. Il risultato della ricerca è costituito da un prototipo del sistema realizzato su base cartografica e con l’ausilio di tecnologie open source. La finalità principale del progetto è costruire una base informativa e documentale che consenta a cittadini, imprese ed Enti Pubblici del territorio maceratese di conoscere lo stato di salute del loro territorio e le strategie adottate per la salvaguardia dell’ambiente. Ci si è proposti di sensibilizzare i soggetti citati offrendo uno strumento atto a focalizzare le tematiche ambientali, mettendo a disposizione i documenti amministrativi e rappresentandoli in un modo facilmente comprensibile dall’utente. L’impatto del progetto potrà essere misurato attraverso la rilevazione del numero di accessi all’archivio digitale tematico. A questo scopo, una volta creato e validato il sistema, sarà imprescindibile un’attività di comunicazione e di coinvolgimento dei soggetti potenzialmente interessati attraverso i canali web e social dell’Università di Macerata. Il progetto descritto in questa tesi è stato sviluppato con una borsa di dottorato finanziata dal Programma Operativo Nazionale Ricerca e Innovazione 2014–2020 avente come oggetto l’innovazione e lo sviluppo di un’economia green rispettosa dell’ambiente. Una condizionalità ex–ante per gli interventi previsti dai Programmi Operativi è la Strategia Nazionale di Specializzazione Intelligente (SNSI), che individua le priorità di investimento di lungo periodo condivise con le Regioni e i principali stakeholder. Il progetto di ricerca ricade in due aree tematiche nazionali della SNSI: la n. 5.4.2, riguardante la capacità di dare risposte alle sfide poste dalle tematiche ambientali e antropologiche per competere sul mercato globale; e la n. 5.4.4, relativa alla garanzia di uno sviluppo sostenibile dei piccoli centri e agglomerati produttivi attraverso l’implementazione di tecnologie innovative. L’obiettivo di rafforzare il sistema nazionale di ricerca e innovazione evitando duplicazioni di interventi passa anche attraverso l’integrazione tra la SNSI e gli altri documenti di programmazione sul tema per il periodo 2014–2020, tra cui il Programma Nazionale per la Ricerca (PNR). Da questo punto di vista, si evidenziano il carattere interdisciplinare della ricerca; il coinvolgimento delle Amministrazioni Pubbliche; l’attinenza della ricerca ai temi ricompresi nell’area 5.6.1 Green technologies, e la valorizzazione dell’archivio come fonte autentica e completa a cui attingere per lo sviluppo di studi e ricerche sui fenomeni che interessano la società contemporanea. In tale contesto si colloca questo lavoro, strutturato in tre capitoli che identificano tre diversi ambiti di studio in cui il progetto ricade, evidenziando la sua interdisciplinarità: l’ambito ambientale, l’ambito documentale e l’ambito applicativo. Nel primo capitolo, la tematica ambientale è stata approfondita dal punto di vista normativo, con l’intento di capire quali sono i vincoli posti dal legislatore agli Enti che regolano l’ambiente e, di conseguenza, di identificare le tipologie documentali che devono produrre per supportare i procedimenti amministrativi ambientali. L’importanza di identificare i documenti prodotti dagli Enti durante le attività amministrative è dovuta al fatto che solo questi possono essere considerati fonte affidabile di conoscenza. Solo un documento scritto o usato nel corso di un’attività amministrativa può essere collocato in archivio, e solo l’archivio, a sua volta, conserva testimonianza delle decisioni adottate, delle azioni svolte e delle memorie accumulate, e consente di ricostruire fedelmente la situazione amministrativa oggetto di studio. Consultando l’archivio si può, quindi, risalire, in modo certo, alle decisioni prese dagli organi competenti per confrontarle con le ricadute concrete che hanno avuto. Si può dire, tuttavia, che gli Enti comunichino in modo efficace la loro attività attraverso i documenti che producono? A tale scopo, è stato delineato il prototipo di cui si tratta nel terzo capitolo, che si basa sulla corretta gestione e conservazione dei documenti da parte di chi li produce, ma pone l’accento anche sulla semplicità di consultazione, in modo da proporre una soluzione per favorire la comunicazione dell’attività amministrativa. La collaborazione con il Master FGCAD e con l’Agenzia Regionale per la Protezione Ambientale delle Marche, e il supporto di ISDIF S.r.l., spin–off dell’Università di Macerata hanno reso possibile lo sviluppo di questo progetto di ricerca. La creazione sempre più frequente di documenti amministrativi nativi digitali evidenzia l’importanza di disegnare e mettere in atto processi adeguati a garantire le caratteristiche di affidabilità, autenticità e accessibilità dei documenti. Le Amministrazioni Pubbliche, da un lato, sono sempre più interessate da questa esigenza, dall’altro non sempre arrivano a essere pienamente consapevoli della responsabilità di cui sono investite e, di conseguenza, a mettere in atto le best practices di gestione informatica dei documenti e di conservazione digitale. A partire dalla formazione dell’archivio, non sempre gli Enti produttori di documenti riescono a progettare i flussi documentali nell’ottica della conservazione a lungo termine o riconoscono l’importanza della creazione e archiviazione del fascicolo e della definizione e attribuzione dei metadati. Invece, è proprio in fase di produzione dei documenti che assume importanza la progettazione dei flussi, in quanto tutte le fasi seguenti della vita del documento possono essere, in questo modo, automatizzate. Ciò rende la formazione dell’archivio digitale tematico più difficoltosa in quanto documenti prodotti da diversi Enti spesso sono difformi nel set di metadati o nel layout e ciò implica maggiore difficoltà nell’automatizzare le eventuali elaborazioni. Inoltre, le Pubbliche Amministrazioni, da quanto ho osservato durante il progetto, preferiscono privilegiare la tutela delle informazioni, piuttosto che il diritto di accesso ad esse. Se la fase di produzione e di gestione venissero svolte dagli Enti produttori sfruttando appieno e in modo razionale gli strumenti tecnologici a disposizione, si potrebbe pensare di creare un archivio tematico con un’alta garanzia di affidabilità e con una quantità di dati e documenti tale da rendere possibile l’applicazione di strumenti di Intelligenza Artificiale. Al momento, questo ambito di studio è in continuo sviluppo e aggiornamento. La capacità di capire le caratteristiche tecniche dei diversi sistemi che ho analizzato e di effettuarne una selezione, così come di immaginare le prospettive future del progetto, comprese quelle offerte dall’IA, è derivata dalla partecipazione a eventi formativi e dal confronto con persone che lavorano in ambito informatico. Una sfida del progetto è stata quella di sconfinare dal mio ambito di formazione, cioè quello umanistico, per tentare di avvicinarmi all’ambito informatico e di analisi dei dati. Le differenze nella modalità di ragionamento dei miei interlocutori informatici hanno comportato, da parte mia, una difficoltà nel tentativo di spiegare come immaginavo il risultato finale e, dall’altra parte, nel proporre soluzioni idonee alla sua realizzazione. Tuttavia, la necessità di creare un prodotto facilmente utilizzabile e orientato all’utente ha costituito un terreno comune sulla base del quale siamo riusciti a trovare una strada accessibile ed efficace, che ha diverse possibilità di evoluzione.