A holistic approach to hospital material management process reengineering by means of the MRP algorithm

Il processo di gestione dei materiali in ambito ospedaliero (Hospital Materials Management - HMM) attiene al coordinamento delle attività di ordinazione dei materiali, mantenimento a giacenza, dispensazione e somministrazione ai pazienti. Tale processo è tipicamente gestito mediante tecniche di previsione della domanda (look-back o stock control), che “spingono” i materiali nelle strutture ospedaliere sulla base dei consumi storici e prediligono elevati livelli di scorta allo scopo di contrastare l’insorgenza di eventuali rotture di stock (processo AS IS). Questa tesi analizza la possibilità di ridurre i livelli delle giacenze, assicurando al contempo elevati livelli di servizio assistenziale ai pazienti, proponendo un innovativo approccio olistico alla gestione della supply chain (lookahead o flow control), in cui i dati clinici sono impiegati per definire le quantità degli ordini di materiali, attraverso un flusso informativo “tirato” dal letto del paziente al magazzino di farmacia ospedaliera (processo TO BE). L’attività di ricerca è stata condotta in due fasi. Nella prima fase si è proceduto alla modellazione del processo di HMM e alla valutazione della fattibilità tecnica della proposta. Sulla base dei requirements clinici, è stata condotta un’approfondita analisi dei processi ospedalieri ed è stato proposto un nuovo processo – dalle prescrizioni mediche all’emissione degli ordini di farmacia – che consente la tracciabilità dei materiali e la condivisione delle informazioni, semplificando lo svolgimento delle attività da parte degli operatori. Tale processo è stato modellato attraverso la Business Process Model Notation. È stato poi sviluppato il prototipo di un nuovo sistema informativo, le cui usabilità e completezza dal punto di vista clinico sono state verificate attraverso interviste al personale ospedaliero. La seconda fase della ricerca ha riguardato la formalizzazione matematica delle politiche di gestione delle scorte dell’HMM e la valutazione della convenienza economica della proposta. I processi AS IS e TO BE sono stati formalizzati: il primo segue una gestione a periodo di riordino con ripristino della scorta (par level), mentre il secondo adotta il metodo Materials Requirements Planning (MRP). Per entrambi i processi è stato sviluppato un modello di simulazione ad eventi discreti attraverso il software Arena Rockwell. È stato definito un indicatore di performance dell’HMM che prende in considerazione aspetti tangibili ed intangibili. I dati sulla domanda di farmaci ed i costi dell’HMM sono stati raccolti presso un’azienda ospedaliera universitaria di medie dimensioni. La progettazione degli esperimenti è stata condotta al fine di simulare diversi scenari operativi. All’analisi degli esperimenti è risultato che: i risparmi nell’adottare il modello proposto possono variare dal 2% al 7% del costo complessivo dell’HMM in funzione dello scenario operativo; maggiore è la variabilità della domanda, maggiore è la convenienza derivante dall’impiego del processo TO BE; i risparmi sono poco influenzati da variazioni dei costi di stockout esterni o quelli di emissione di ordini da parte della farmacia. Inoltre, i risultati mostrano che, nel caso di processo AS IS, i manager potrebbero ottenere risparmi nel bilanciare in maniera oculata i costi di sottostima e sovrastima della domanda di materiali piuttosto che riempire i magazzini ospedalieri. I risultati di questa tesi sono stati pubblicati in alcuni articoli scientifici (Iannone et al., 2011-2012-2013-2014 and Guida et al, 2012 a-b). [a cura dell'Autore]